Электронный архив: как компаниям упорядочить документы и повысить управляемость бизнеса

Корректно организованный документооборот — ключевой фактор эффективности любой компании. Утраченные документы, отсутствие актуальных версий, хаотичное хранение бумажных архивов приводят к финансовым рискам, задержкам в процессах и нарушению требований законодательства. Для современного бизнеса решением становится электронный архив — инструмент, который позволяет централизованно хранить документы, ускорять доступ к данным и повышать уровень информационной безопасности.

Ниже — пять принципов, которые помогут компаниям выстроить системный подход к управлению документами и перейти к цифровой модели работы.

1. Категоризация и подготовка документопотока

Первый шаг — структурировать накопившиеся документы. Для корпоративных архивов важно разделять документы не по бытовым признакам, а по бизнес-процессам и юридической значимости.

Что необходимо сделать компании:

— создать классификацию документов (договоры, бухгалтерские, кадровые, технические, проектные материалы, клинические записи, проектно-сметная документация и др.);
— определить сроки хранения согласно 402-ФЗ, ТК РФ, Налоговому кодексу, отраслевым регламентам;
— выделить документы, подлежащие обязательной оцифровке и включению в электронный архив.

Четкая организационная структура облегчает дальнейшую цифровизацию и минимизирует риски ошибок.

2. Определение безопасного места хранения корпоративного архива

В отличие от бытовых решений, корпоративные архивы должны храниться в условиях строгого контроля: в защищённых хранилищах, с соблюдением температурно-влажностного режима и круглосуточной охраной.

Для бизнеса рекомендуются два формата:

? Специализированные архивные центры — защита, контроль доступа, стандартизированные процессы.
? Электронный архив — централизованная IT-система для хранения цифровых документов.

Такой подход позволяет исключить риск потери оригиналов, а также оптимизировать расходы на управление документами.

3. Цифровая подготовка документов: сканирование и потоковая обработка

Для включения документов в электронный архив компаниям необходимо выполнить качественную цифровую обработку:

— высокоточную оцифровку в офисе или в специализированном архивном центре;
— потоковое сканирование больших массивов документов;
— автоматическую индексацию и сортировку;
— распределение документов по заранее созданным классификаторам.

Результатом становится полностью структурированный цифровой массив данных, готовый к применению в бизнес-процессах.

4. Переход к корпоративному электронному архиву

Электронный архив — это не просто набор цифровых копий. Это защищенная система для централизованного управления документами компании.

Возможности корпоративного электронного архива:

— быстрый поиск документов по десяткам параметров;
— контроль версий и статусов;
— интеграция с 1С, ECM-системами, ERP и корпоративными порталами;
— автоматическое формирование дел и номенклатуры;
— разграничение доступа и многоуровневая безопасность.

Такая система снижает зависимость от бумажного документооборота и ускоряет принятие управленческих решений.

5. Регулярный аудит и поддержание актуальности архива

Даже цифровой архив требует регулярного контроля:

— проверка сроков хранения и плановое списание документов;
— актуализация карточек и метаданных;
— аудит корректности сканирования и индексации;
— обеспечение соответствия новым требованиям Росархива и отраслевых регуляторов.

Регулярный аудит поддерживает качество цифрового архива на уровне, соответствующем потребностям бизнеса.

Плюсы и минусы различных подходов

-Электронный архив

• Преимущества: Быстрый доступ, безопасность, автоматизация, контроль жизненного цикла.
• Ограничения: Требует профессиональной настройки и системной работы.

— Папки и файловая структура в офисе

• Преимущества: Привычный подход.
• Ограничения: Риски утраты, отсутствие централизованного поиска.

— Хранение документов в коробах и шкафах

• Преимущества: Снижение хаоса по сравнению с разрозненным хранением.
• Ограничения: Не соответствует требованиям к корпоративному архиву.

FAQ

Как компании определить, какие документы необходимо переводить в электронный архив?

Ориентируйтесь на документы длительного хранения, материалы, задействованные в ключевых бизнес-процессах, и те, которые наиболее часто запрашиваются сотрудниками. Также обязательна цифровизация документов с юридической значимостью.

Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?

Полный отказ возможен при использовании ЭДО и создании электронного архива, но часть документов подлежит обязательному хранению в бумажном виде согласно законодательству.

Как часто нужно проводить аудит электронного архива?

В среднем — раз в 6–12 месяцев, в зависимости от объёма документооборота и скорости изменений нормативных требований.